社員10人以下の会社に大規模システムが不要な理由
社員10人以下の会社に大規模システムが不要な理由
「業務を効率化したいので会社専用のシステムを作りたい」
中小企業や小規模事業者から、このような相談を受けることがあります。
確かに、自社専用のシステムには多くのメリットがあります。
しかし、エンジニアとして開発現場に関わってきた経験から言うと、最初から大規模なシステム開発をする必要がないケースも多くあります。
特に社員数が少ない会社では、まず考えるべきなのは「高機能なシステムを作ること」ではありません。
重要なのは、
「今発生している無駄な作業を減らすこと」
です。
システム開発より先に業務整理をする
システム導入を検討するとき、多くの人は、
「どんな機能を作ればいいか」
から考えます。
しかし、開発現場では逆の順番が重要です。
まず確認するべきなのは、
- 現在どんな作業をしているのか
- どこに時間がかかっているのか
- 本当に必要な作業なのか
という部分です。
例えば、
「毎日30分かけて売上データをまとめている」
という問題がある場合、
必要なのは必ずしも新しいシステムではありません。
Excelの整理や入力方法の変更だけで解決できる場合もあります。
小規模企業で起きやすいシステム導入の失敗
1. 多機能なシステムを選んでしまう
便利そうだからという理由で、多くの機能があるサービスを導入するケースがあります。
しかし、実際には使わない機能が多く、
「結局、一部の機能しか使っていない」
という状態になることがあります。
大切なのは機能数ではなく、会社の課題を解決できるかどうかです。
2. 現場の意見を聞かずに導入する
経営者や管理者だけでシステムを決めると、現場で使われないことがあります。
実際に作業をしている人が、
- 何に困っているか
- どんな作業が面倒なのか
を確認することが重要です。
3. 導入後の運用を考えていない
システムは作ったら終わりではありません。
- 誰が管理するのか
- データをどう更新するのか
- 問題が起きた時どうするのか
まで考える必要があります。
小さな会社におすすめのIT化ステップ
いきなり大きなシステムを作るより、段階的に進める方が成功しやすいです。
ステップ1：情報を整理する
まずは、
- ファイル管理
- 顧客情報
- 売上情報
- 社内ルール
を整理します。
情報が整理されていない状態では、どんなシステムを入れても効果が出にくくなります。
ステップ2：既存サービスを活用する
現在は、多くの業務を既存サービスで改善できます。
例えば、
- クラウドストレージ
- チャットツール
- 会計サービス
- 予約管理サービス
などです。
月額数千円から利用できるものも多くあります。
ステップ3：必要な部分だけ開発する
既存サービスでは解決できない部分だけ、システム開発を検討します。
例えば、
- 独自の業務フロー
- 特殊なデータ管理
- 他サービスとの連携
などです。
開発は最後の選択肢ではなく、「必要な部分に集中して使うもの」と考えることが重要です。
AI時代は「作る」より「選ぶ」能力が重要になる
以前は、業務改善というと専用システムを開発することが中心でした。
しかし現在は、
- クラウドサービス
- ノーコードツール
- AIツール
- 自動化サービス
など、多くの選択肢があります。
そのため重要になるのは、
「何を作るか」
よりも、
「どの方法が一番効率的か」
を判断することです。
まとめ
社員数が少ない会社ほど、IT化による効果は大きくなります。
しかし、最初から大規模なシステム開発をする必要はありません。
まずは、
- 時間がかかっている作業を見つける
- 既存サービスで解決できるか考える
- 必要な部分だけ改善する
という順番がおすすめです。
DXで重要なのは、最新技術を導入することではありません。
会社の仕事を理解し、本当に必要な改善を行うことです。